FAQ
FAQ : Coûts cibles et rémunération
F.1 Comment les coûts cibles sont-ils calculés ?
Les coûts cibles sont calculés séparément pour les coûts cibles 1 et les coûts cibles 2.
Le coût cible 1 est calculé à partir des coûts d’usine, des CAG, de la provision pour risques financiers et du bénéfice.
Les coûts ad valorem sont calculés en multipliant les quantités contenues dans le projet par les taux de coûts offerts pour les salaires, le matériel, l’inventaire et les prestations de tiers.
L’attribution de l’AGK et du bénéfice est proposée par les partenaires de réalisation lors de la procédure d’acquisition.
La prévention des risques financiers est définie par les partenaires de l’alliance dans le cadre du dialogue, sur la base de l’analyse des risques.
Les coûts cibles 2 sont déterminés soit selon le schéma des coûts cibles 1, mais sans supplément de bénéfice, soit en pourcentage des coûts cibles 1.
F.2 Un cahier des charges classique est-il nécessaire pour calculer les coûts cibles ?
Pour déterminer les coûts cibles, il faut une structure quantitative fiable, mais pas de prix (mais des approches basées sur les coûts réels des partenaires de réalisation). Pour cela, il faut que le projet ait atteint un niveau de maturité permettant de déterminer concrètement les quantités, c’est-à-dire au moins au niveau de l’avant-projet). Des modèles numériques, auxquels tous les partenaires de l’alliance ont accès, devraient être utilisés. Les cahiers des charges traditionnels deviendront ainsi obsolètes.
Là où de tels modèles numériques communs font défaut, l’utilisation de listes de quantités restera indiquée.
F.3 Comment la rémunération est-elle réglée dans la phase de planification ou de réalisation ? Y a-t-il des différences ?
Si la planification est effectuée dans le cadre d’une procédure de marché public, elle est rémunérée conformément aux règles applicables à cette procédure (C.4).
La rémunération des différents mandataires au sein de l’alliance de projet pour les prestations fournies est déterminée par le prix de revient, la marge bénéficiaire convenue ainsi que la participation convenue aux éventuels coûts supplémentaires ou moindres. Ce modèle de rémunération s’applique en principe aussi bien à la phase de planification qu’à la phase de construction.
Les différences spécifiques à chaque phase résultent de l’importance variable accordée à la prestation de services.
Dans la phase de planification, les coûts salariaux de l’équipe de planification dominent.
Lors de la phase de réalisation, des coûts de matériel considérables, des coûts d’appareils et éventuellement des coûts de prestations externes viennent s’ajouter aux coûts salariaux.
F.4 Comment les frais d'œuvre sont-ils remboursés ?
Les frais d’ouvrage font partie du prix de revient à rembourser de chaque partenaire de réalisation. Ils sont remboursés en fonction des dépenses respectives sur la base de factures ou de justificatifs équivalents, en règle générale mensuellement.
F.5 Comment les frais généraux de l'entreprise et le bénéfice sont-ils remboursés ?
Les « frais généraux » (FG) et le bénéfice représentent ce que l’on appelle la marge bénéficiaire pour chaque partenaire de réalisation. Les pourcentages de majoration des coûts de l’ouvrage pour les CGA et le bénéfice sont proposés dans le cadre de la concurrence et fixés dans le contrat d’alliance.
La contribution de couverture à rémunérer par mensualité se calcule, pour chaque partenaire de réalisation, en multipliant le coût de l’ouvrage à facturer par les pourcentages calculatoires de CGA et de bénéfice indiqués dans l’offre.
La rémunération de la contribution de couverture respective s’effectue séparément pour chaque partenaire de réalisation et est rémunérée sans interruption et dans son intégralité jusqu’à ce que les coûts cibles Z1 soient atteints.
F.6 Comment se définit la participation des partenaires de réalisation aux coûts supplémentaires/réduits ?
Pour inciter au respect des coûts de planification et de construction, la participation aux coûts supplémentaires/réduits indiquée par chaque contractant est inscrite dans le contrat d’alliance.
Pour ce faire, le maître d’ouvrage devrait formuler dans son dossier d’appel d’offres les conditions marginales pour lesquelles une participation des partenaires de réalisation aux surcoûts ou aux sous-coûts est applicable.
Les partenaires de réalisation proposent leur participation aux coûts (p. ex. pourcentage de participation aux coûts supplémentaires ou moindres dans la fourchette définie par le maître d’ouvrage) dans le cadre de la procédure d’acquisition et en tenant compte de leur propre capacité à supporter les risques.
La participation aux frais supplémentaires se calcule en multipliant le prix de revient à rembourser par le pourcentage de participation aux frais supplémentaires convenu dans le contrat d’alliance avec chaque partenaire de réalisation. A partir du mois où les coûts cibles Z1 sont dépassés, la participation aux frais supplémentaires est proportionnelle.
Une participation aux frais en moins est effectuée lors du décompte final sous forme de paiement spécial du maître d’ouvrage à partir du prix de revient remboursé multiplié par le pourcentage de participation aux frais en moins indiqué par chaque partenaire de réalisation dans le contrat d’alliance.
Si le maître d’ouvrage a défini une fourchette pour la participation aux coûts supplémentaires/réduits, les partenaires de réalisation peuvent perdre la contribution maximale au risque qu’ils ont offerte si la valeur limite supérieure est atteinte ou gagner si la valeur limite inférieure est atteinte.
F.7 Où classer les coûts de sous-traitance ?
La rémunération qu’un partenaire d’alliance verse à son sous-traitant conformément au contrat fait partie du prix de revient à rembourser.
F.8 Le partenaire de réalisation compétent reçoit-il une rémunération de l'AGK et des bénéfices sur les prestations de sous-traitance ou des frais administratifs « Fee » ?
Tous les frais encourus dans le cadre du projet sont remboursés sur la base des coûts réels. Cela vaut également pour le suivi des prestations des sous-traitants. Cela signifie que les dépenses effectives de chaque partenaire de réalisation pour l’appel d’offres, l’attribution et la gestion des sous-traitants donnent droit à un remboursement. Des frais ou « fees » déterminés de manière abstraite (en pourcentage) pour la gestion des sous-traitants ne sont pas remboursés.
F.9 Comment et sur quelle base le remboursement des frais est-il effectué ?
Le remboursement du prix de revient est basé sur le principe des livres ouverts (open books).
La rémunération des prestataires est assurée par le maître d’ouvrage.
En conséquence, tous les documents justificatifs nécessaires (rapports d’heures, bons de livraison, factures de tiers, etc.) seront mis à la disposition de ce partenaire ou de tous les partenaires de l’alliance.
Afin de minimiser la charge administrative, il est crucial que les partenaires de l’alliance s’accordent sur l’utilisation d’un système unique.
F.10 Comment l'exactitude du prix de revient est-elle prouvée ?
Les mécanismes de vérification du prix de revient doivent être décrits dans le contrat d’alliance.
Des mécanismes de contrôle internes et externes (par exemple, des commissaires aux comptes) peuvent être utilisés pour apporter des preuves.
F.11 Les coûts de revient ne sont-ils remboursés que dans une mesure réduite après le dépassement des coûts cibles ?
Le prix de revient est facturé intégralement, même après le dépassement du prix cible. Toutefois, les contributions de la participation aux risques par les différents entrepreneurs sont ensuite déduites de ce montant (sur la base des pourcentages convenus).
F.12 Les prestations des sous-traitants et des fournisseurs ne sont-elles remboursées que dans une mesure réduite après le dépassement du coût cible ?
Les sous-traitants et les fournisseurs concluent généralement une relation contractuelle traditionnelle avec un partenaire de l’alliance (contrat d’entreprise, contrat de livraison). Les sous-traitants et les fournisseurs doivent donc être rémunérés conformément aux accords conclus dans le cadre de cette relation contractuelle.
F.13 Comment le maître d'ouvrage s'assure-t-il que la part de sous-traitance n'augmente pas soudainement ?
Les partenaires de réalisation sont tenus par contrat de fournir des prestations personnelles. Dès le début, les domaines de prestations qui doivent et peuvent être confiés à des sous-traitants sont définis de manière contraignante.
D’autres prestations de sous-traitance ne peuvent être déclenchées ultérieurement que sous réserve d’une décision unanime. Le maître d’ouvrage a le droit d’opposer son veto à la sous-traitance pour des raisons importantes.
Un transfert de risque au détriment du maître d’ouvrage par le biais d’une sous-traitance non convenue constituerait une violation des principes fondamentaux de l’alliance et serait en conséquence à considérer comme un motif important d’opposition. La collaboration au sein de l’alliance serait considérée comme menacée par un tel comportement de la part d’un partenaire de réalisation.
F.14 Comment fonctionne le principe de l'« open-book » ?
L’« open-book » commence avec l’adjudication. C’est là que les coûts réels de l’ouvrage, de l’AGK, de la prévention des risques et du bénéfice sont divulgués et, dans la mesure où cela est pertinent, justifiés.
Le principe des livres ouverts (« open books ») permet de mettre à la disposition du maître d’ouvrage ou de tous les partenaires de l’alliance tous les documents justificatifs nécessaires pour les quantités fournies (rapports d’heures, bons de livraison, factures de tiers, etc. Les règles de transparence absolue s’appliquent. Les taux de coûts remis avec l’offre constituent la base du calcul des coûts.
Le contrat d’alliance définit les justificatifs que les partenaires de réalisation doivent présenter et sous quelle forme, ainsi que les tiers (par exemple les prestataires de services d’économie de la construction) autorisés à vérifier les justificatifs et les calculs pour le compte du maître d’ouvrage, sous réserve d’une obligation de confidentialité.